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PRESENTACIÓN
Archivar es la parte del manejo de los documentos que se relaciona, principalmente, con la clasificación, arreglo y conservación de correspondencia comercial para que pueda localizarse rápidamente cuando se necesita. Casi todos los escritos que se originan en una oficina necesitan archivarse y, en algunas empresas, fracasan debido a que no conocen la importancia de la buena organización de sus documentos, así como gran parte del éxito de muchas instituciones se debe a que pudieron tomar fácil y rápidamente decisiones vitales, porque localizaron y utilizaron inmediatamente la información requerida.
OBJETIVO
Proporcionar a la asistente o secretaria, en forma sencilla, clara y ordenada, los sistemas básicos de archivo que le permitan conservar y localizar, con facilidad y rapidez, los documentos y la correspondencia de su oficina.
CONTENIDO TEMÁTICO
- Técnicas Modernas de Archivo
- Materiales, Muebles y Accesorios de Archivo
- Sistemas o Métodos Básicos de Archivo
- Sistema de Archivo Alfabético
4.1 Ventajas del sistema alfabético.
4.2
Consideraciones básicas.
4.3
Limitaciones.
4.4
Desventajas.
4.5
Reglas de alfabetización.
4.6
Reglas para la inversión de títulos.
4.7 Pasos en el procedimiento de archivo alfabético.
4.8 Las referencias cruzadas.
4.9
Cómo abrir y rotular expedientes.
4.10
Sugerencias para archivar correctamente.
4.11
Control y seguimiento de documentos.
4.12
Control de revistas y publicaciones técnicas.
4.13
Métodos de Transferencia al Archivo de Concentración
- Sistema de Archivo por Asunto o Temático
- Sistema de Archivo Temático-Numérico
- Sistema de Archivo Geográfico
- Sistema de Archivo Numérico
- Sistema de Archivo Numeralfa o Alfanumérico
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